De-a lungul timpului, într-o firmă se pot aduna o multitudine de documente, începând cu documentele de înfiinţare, contabilitate şi până la documente juridice sau de personal. Pe măsură ce o firmă se dezvoltă, este necesar ca documentele să fie arhivate în mod corect, în funcţie de tipologia acestora şi de termenele de păstrare. Află din acest material de ce este atât de importantă arhivarea corectă a documentelor şi care sunt mijloacele pe care le ai la dispoziţie pentru a face arhivarea în concordanţă cu cerinţele legale.
Arhivarea corectă te scuteşte de neplăcerea pierderii documentelor
Activitatea unei companii se poate modifica de la un an la altul, ca urmare a schimbărilor prin care trece mediul antreprenorial. De exemplu, pot apărea schimbări în administrarea firmei sau se poate ca la nivel de coduri CAEN să se producă schimbări. Ori poate compania începe să vândă internaţional şi este nevoie de certificatul de TVA intracomunitar sau poate angajează forţă de muncă străină şi este nevoie de administrarea corectă a datelor de personal.
Oricare dintre aceste situaţii este direct relaţionată de arhivarea documentelor deoarece fiecare act în parte trebuie să fie găsit cu uşurinţă, astfel încât să permită o dinamică facilă spre atingerea rezultatelor.
Arhivarea corectă te protejează de distrugerea accidentală a documentelor
Dacă deţii o firmă, cu siguranţă ştii că distrugerea documentelor este un proces care se face în conformitate cu cerinţele legale, respectând termenul de păstrare al documentelor, aşa cum este stipulat în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996. Respectarea acestor cerinţe te protejează de sancţiuni şi amenzi şi din acest motiv este foarte important să ai în vedere arhivarea corectă a documentelor, a cărei componentă de verificare a datelor te ajută să eviţi probleme de acest tip.
De aceea, pentru o arhivare corectă a actelor care ţin de activitatea firmei, ia în calcul conlucrarea cu o firma arhivare documente, deoarece aceşti specialişti cunosc legislaţia şi îţi pot oferi pârghiile de care ai nevoie pentru a avea acces la documente. O firmă de arhivare documente îţi poate pune la dispoziţie spaţiul fizic necesar pentru stocarea documentelor, protejându-le astfel de distrugere accidentală, de incendii sau inundaţii.
Arhivarea corectă a documentelor optimizează fluxul de lucru şi sporeşte confidenţialitatea
Atunci când documentele sunt arhivate eficient, este cu mult mai uşor să găseşti ceea ce îţi este necesar fără a fi nevoit să plăteşti resurse umane suplimentare care să se ocupe de monitorizare. Având toate documentele arhivate în mod corect, acestea vor fi protejate atât sub aspectul integrităţii, cât şi al confidenţialităţii. Acest lucru este important, mai ales pentru companiile în creştere, cu portofolii diversificate şi un flux crescut de documente.
Alege să arhivezi documentele în mod corect şi să apelezi pentru aceasta la o firmă specializată, care să înţeleagă nevoile tale şi să îţi ofere soluţii personalizate de arhivare. În acest fel vei avea certitudinea că documentele firmei tale sunt în siguranţă şi că respecţi în acelaşi timp reglementările legale, protejându-te astfel de sancţiuni.
Conținutul acestui comunicat de presă este în întregime responsabilitatea autorului său. News.ro nu își asumă în niciun fel responsabilitatea pentru acuratețea informațiilor prezentate sau a modului de redactare a comunicatului.
